W ramach sprawozdawczości z realizacji projektu, masz również obowiązek monitorowania uczestników projektu i wsparcia im udzielanego.
Uczestnikiem projektu jest osoba fizyczna lub podmiot bezpośrednio korzystający ze wsparcia jakie realizuje projektu finansowany z Funduszy Europejskich. Wykazywani się tylko uczestnicy, czyli wyłącznie te osoby i podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich dane potwierdzające realizację wskaźników (w przypadku osób fizycznych oraz wsparcia pracowników instytucji dotyczące co najmniej płci, statusu na rynku pracy, wieku, wykształcenia, sytuacji gospodarstwa domowego) i dla których planowane jest poniesienie określonego wydatku.
Zakres danych uzyskiwanych od podmiotów obejmuje informacje podstawowe (nazwa instytucji, NIP, typ instytucji), dane teleadresowe oraz szczegóły wsparcia (w tym jego rodzaj).
Gromadzone w systemie dane uczestników stanowią podstawę do obliczania wskaźników produktu oraz rezultatu, określonych również we wniosku o dofinansowanie.
Dane osób uczestniczących w projekcie zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału w projekcie. Taką osobę należy poinformować o obowiązku przekazania danych potrzebnych do wyliczenia wskaźników rezultatu (np. status na rynku pracy, udział w kształceniu lub szkoleniu) do 4 tygodni od zakończenia udziału w projekcie oraz możliwości przyszłego udziału w badaniu ewaluacyjnym.