Przez cały okres realizacji projektu powinno się regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła wsparcia. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.
Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dofinansowanie.
Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, należy uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że projekt realizowany jest niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dotacji będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.