INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Sekretarka w kancelarii prawnej

Kod: 334201

3. Zadania zawodowe i wymagane kompetencje

Pracownik w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:

  • Z1 Zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz kancelarii oraz zarządzanie korespondencją.
  • Z2 Prowadzenie kalendarza spotkań, rozpraw, kontrolowanie wykonania terminów procesowych, powiadamianie o spotkaniach.
  • Z3 Udzielanie klientom kancelarii informacji.
  • Z4 Segregowanie i archiwizowanie dokumentów 1.
  • Z5 Organizowanie spotkań i wyjazdów służbowych pracowników kancelarii.
  • Z6 Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej w języku polskim i języku obcym.

Kompetencja zawodowa Kz1: Obsługiwanie sekretariatu kancelarii prawnej obejmuje zestaw zadań zawodowych Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, Z6, do realizacji których wymagane są odpowiednie zbiory wiedzy i umiejętności.

Z1

Zapewnianie przepływu informacji i dokumentów wewnątrz kancelarii oraz zarządzanie korespondencją

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady obiegu dokumentów w kancelarii prawnej;
  • Zasady ewidencjonowania korespondencji przychodzącej i wychodzącej do/z kancelarii;
  • Terminy prawne i prawnicze, jak np.: termin sądowy 11, orzeczenie, wyrok, postanowienie, zarządzenie, rozprawa, mocodawca 5, pełnomocnik 6, strona postępowania 9, wezwanie 13, zawiadomienie 15;
  • Instrukcje obsługi i przeznaczenie urządzeń biurowych;
  • Potrzeby kancelarii prawnej w zakresie zaopatrzenia w artykuły biurowe i inne potrzebne wyposażenie.
  • Stosować zasady obiegu dokumentów;
  • Wprowadzać i zarządzać elektronicznym obiegiem dokumentów;
  • Posługiwać się specjalistycznym oprogramowaniem do obsługi kancelarii prawnej;
  • Stosować odpowiednie terminy prawne i prawnicze;
  • Diagnozować przyczyny awarii urządzenia biurowego;
  • Zarządzać zaopatrzeniem kancelarii w materiały biurowe i zamawiać odpowiednie materiały eksploatacyjne.

Z2

Prowadzenie kalendarza spotkań, rozpraw, kontrolowanie wykonania terminów procesowych, powiadamianie o spotkaniach

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady umawiania spotkań w kancelarii;
  • Zasady obliczania terminów ustawowych 12 i terminów sądowych;
  • Różnicę między wezwaniem a zawiadomieniem;
  • Zasady kontaktowania się z sądami i urzędami;
  • Pojęcie wokandy sądowej 14;
  • Zasady komunikacji interpersonalnej i kultury w relacjach z klientami kancelarii.
  • Obsługiwać kalendarze zsynchronizowane z pocztą elektroniczną;
  • Posługiwać się nowoczesnymi narzędziami komunikacji elektronicznej;
  • Obliczać kiedy upłynie dany termin procesowy;
  • Analizować konieczność stawiennictwa strony lub pełnomocnika i zaznaczać to wpisując termin do kalendarza;
  • Prowadzić rozmowy telefoniczne dotyczące kalendarza spotkań w sposób profesjonalny, z zachowaniem zasad kultury osobistej.

Z3

Udzielanie klientom kancelarii informacji

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Reguły skutecznej komunikacji bezpośredniej;
  • Techniki wspierające proces komunikacji;
  • Procedury obsługi interesantów, w tym z zasady postępowania z „trudnymi klientami”;
  • Zakres kompetencji poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowiska pracy w kancelarii.
  • Komunikować się z klientami w sposób profesjonalny, z zachowaniem ogólnie przyjętych reguł, z wykorzystaniem technik komunikacji interpersonalnej;
  • Radzić sobie z „trudnym klientem”;
  • Przestrzegać zasad dotyczących poufności i ochrony danych osobowych 2;
  • Udzielać informacji o specjalizacji poszczególnych pracowników kancelarii;
  • Przekazywać sprawę konkretnego interesanta odpowiedniemu pracownikowi kancelarii / odpowiedniemu działowi kancelarii.

Z4

Segregowanie i archiwizowanie dokumentów

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Procedury archiwizowania i przechowywania dokumentów;
  • Zasady opisywania / znakowania dokumentów;
  • Zasady sporządzania odpisów dokumentów;
  • Zasady BHP, ppoż. i ergonomii w zakresie pracy biurowej.
  • Archiwizować i przechowywać dokumenty kancelaryjne, zgodnie z obowiązującymi procedurami i zasadami BHP, ppoż. i ergonomii w zakresie pracy biurowej;
  • Znakować dokumenty kancelaryjne zgodnie z obowiązującymi zasadami;
  • Przygotowywać odpisy dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Z5

Organizowanie spotkań i wyjazdów służbowych pracowników kancelarii

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady organizacji spotkań i wyjazdów służbowych;
  • Specyfikę pracy prawnika;
  • Bazy oferentów w zakresie usług hotelowych, konferencyjnych;
  • Zasady rezerwacji hoteli, sal konferencyjnych;
  • Przepisy prawa dotyczące zasad rozliczania krajowych i zagranicznych podróży służbowych.
  • Organizować spotkania i wyjazdy służbowe w sposób uwzględniający specyfikę pracy prawnika;
  • Dobierać materiały i urządzenia do obsługi spotkań stosownie do potrzeb;
  • Dokonywać rezerwacji hoteli, sal konferencyjnych z wykorzystaniem dostępnych narzędzi, baz danych;
  • Optymalizować koszty podróży;
  • Rozliczać koszty podróży zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Z6

Sporządzanie dokumentacji kancelaryjno-biurowej w języku polskim i obcym

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady sporządzania dokumentacji kancelaryjnej;
  • Obsługę komputerowych programów biurowych;
  • Język obcy w zakresie pozwalającym na sporządzanie profesjonalnej dokumentacji kancelaryjno-biurowej.
  • Sporządzać dokumentację kancelaryjno-biurową z wykorzystaniem edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych i innego oprogramowania biurowego;
  • Formatować sporządzone dokumenty w sposób odpowiadający ogólnie przyjętym zasadom;
  • Posługiwać się w mowie i piśmie językiem obcym.

Pracownik w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej powinien posiadać kompetencje społeczne niezbędne do prawidłowego i skutecznego wykonywania zadań zawodowych.

W szczególności pracownik jest gotów do:

  • Ponoszenia odpowiedzialności za terminowe i precyzyjne wykonywanie powierzonych zadań zawodowych.
  • Postępowania zgodnie z zasadami etyki zawodowej, obowiązującymi w kancelarii prawnej procedurami i przepisami prawa, szczególnie w zakresie ochrony danych osobowych oraz zachowania tajemnicy służbowej.
  • Organizowania pracy własnej i samodzielności w realizowaniu zadań związanych z prowadzeniem sekretariatu.
  • Dostosowania zachowania do zmiennych okoliczności pracy w kancelarii prawnej.
  • Współpracy z innymi osobami pracującymi w kancelarii oraz z klientami kancelarii prawnej.
  • Podnoszenia kompetencji zawodowych i stałego uzupełniania wiedzy związanej z przedmiotem działalności biura / kancelarii prawnej.

Pracownik powinien mieć zdolność właściwego wykonywania zadań zawodowych i predyspozycje do rozwoju zawodowego. Dlatego wymaga się od niego odpowiednich kompetencji kluczowych. Zostały one zilustrowane w formie profilu (rys. 1) ukazującego ważność kompetencji kluczowych dla zawodu sekretarka w kancelarii prawnej.

5 4 3 2 1 0 Umiejętność obsługi komputera i wykorzystania internetu Umiejętności matematyczne Umiejętność czytania ze zrozumieniem i pisania Sprawność motoryczna Planowanie i organizowanie pracy Wywieranie wpływu/przywództwo Komunikacja ustna Współpraca w zespole Rozwiązywanie problemów

Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu sekretarka w kancelarii prawnej

Uwaga:

Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu stosowanego w Międzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Dorosłych − projekt PIAAC (OECD).

Kompetencje zawodowe pracownika w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej nawiązują do opisów poziomów Polskiej Ramy Kwalifikacji.

Opis zawodu, zadań zawodowych i wymagań kompetencyjnych może stanowić materiał informacyjny dla przygotowania (lub aktualizacji) opisów kwalifikacji wprowadzanych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK). Więcej informacji:

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę