INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Sekretarka w kancelarii prawnej

Kod: 334201

2. Opis zawodu

Sekretarka w kancelarii prawnej odpowiada za wykonywanie, organizowanie i nadzorowanie bieżących prac administracyjno-biurowych w kancelarii prawnej.

Opis pracy

Głównym celem pracy sekretarki w kancelarii prawnej jest pośredniczenie w kontaktach pomiędzy prawnikami a klientami kancelarii oraz wykonywanie prac biurowych i administracyjnych.

Osoba wykonując ten zawód prowadzi kalendarz spotkań, rozpraw i terminów procesowych, ewidencję spraw w toku oraz dziennik korespondencji 3. Do obowiązków sekretarki w kancelarii prawnej związanych z obsługą klienta należy udzielanie informacji, odpowiadanie na wiadomości e-mail oraz łączenie rozmów. Przyjmuje również wynagrodzenia za wykonane usługi prawne i wystawia paragony lub faktury. Umawia spotkania i klientów, a także obsługuje spotkania klientów z prawnikami. Dba o zaopatrzenie kancelarii w artykuły biurowe i inne potrzebne wyposażenie.

W przypadku pracy w mniejszej kancelarii do obowiązków sekretarki często należy też pisanie niektórych pism procesowych i pozaprocesowych, jak np. wezwanie do zapłaty, na bazie wzorów wykorzystywanych (a często i stworzonych) w danej kancelarii prawnej. W niektórych kancelariach do obowiązków sekretarki należy także zapisywanie pism dyktowanych przez prawnika.

WAŻNE:

Sekretarka w kancelarii prawnej powinna znać podstawową terminologię dla gałęzi prawa, w której specjalizuje się kancelaria.

Sposoby wykonywania pracy

Praca sekretarki w kancelarii prawnej polega m.in. na:

  • kontaktowaniu się z klientami kancelarii,
  • kontaktowaniu się z sądami i urzędami,
  • nadzorowaniu przepływu informacji i dokumentów wewnątrz kancelarii,
  • zarządzaniu korespondencją,
  • prowadzeniu elektronicznego rejestru spraw 4,
  • pomocy w organizowaniu pracy w kancelarii prawnej, głównie poprzez wykonywanie czynności biurowych i organizację spotkań z klientami,
  • powiadamianiu prawników o planowanych na dany dzień spotkaniach, rozprawach 7 i terminach procesowych 10,
  • porządkowaniu i archiwizowaniu akt spraw,
  • obsługiwaniu sądowego portalu informacyjnego 8,
  • zaopatrywaniu biura w niezbędne artykuły biurowe i wyposażenie.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2. Kompetencja zawodowa.

Warunki pracy

Miejscem pracy sekretarki w kancelarii prawnej są pomieszczenia biurowe. Stanowisko pracy sekretarki w kancelarii prawnej znajduje się zwykle w pomieszczeniu, które połączone jest z wejściem do kancelarii. Stanowisko to obejmuje dobrze oświetlone biurko i urządzenia biurowe. Praca sekretarki w kancelarii prawnej to w przeważającej mierze praca w pozycji siedzącej. Pomieszczenia biurowe, w których pracują sekretarki w kancelarii prawnej, często są klimatyzowane.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Sekretarka w kancelarii prawnej w działalności zawodowej wykorzystuje m.in.:

  • komputer z dostępem do internetu, oprogramowaniem biurowym umożliwiającym edycję tekstu, tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, jak i prezentacji multimedialnych oraz ze specjalistycznym oprogramowaniem do obsługi kancelarii prawnej,
  • telefon,
  • faks,
  • skanery,
  • kserokopiarki,
  • niszczarki.

Organizacja pracy

Organizacja pracy w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej zależy do organizacji pracy w kancelarii. Czas pracy jest raczej unormowany i wynosi z reguły 8 godzin dziennie. W sytuacji wzmożonej działalności kancelarii, większej liczby prowadzonych spraw, czas pracy może ulec wydłużeniu. Zestaw czynności wchodzących w zakres jej obowiązków często ma charakter rutynowy.

Praca sekretarki w kancelarii prawnej jest nadzorowana przez pracującego w kancelarii prawnika lub prawników. Wiąże się niekiedy z wyjazdami, najczęściej krótkotrwałymi i na niewielkie odległości, np. do sądu, na pocztę lub po artykuły biurowe.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Sekretarka w kancelarii prawnej narażona jest na zagrożenia zdrowia typowe dla pracy biurowej, w szczególności na:

  • obciążenie narządu wzroku w związku z długotrwałą pracą przy komputerze,
  • obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego spowodowane długotrwałą pracą w pozycji siedzącej,
  • stres, którego przyczyną są częste kontakty z ludźmi, w tym z trudnymi klientami, praca pod presją czasu.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód sekretarki w kancelarii prawnej ważne są:

w kategorii wymagań fizycznych

  • sprawność narządu słuchu,
  • sprawność narządu wzroku,
  • sprawność układu kostno-stawowego,
  • sprawność narządu mowy;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

  • koordynacja wzrokowo-ruchowa,
  • ostrość słuchu,
  • ostrość wzroku,
  • spostrzegawczość,
  • zręczność rąk,
  • zręczność palców;

w kategorii sprawności i zdolności

  • dobra pamięć,
  • zdolność koncentracji uwagi,
  • podzielność uwagi,
  • łatwość przechodzenia z jednej czynności do drugiej,
  • łatwość wypowiadania się w mowie i piśmie,
  • uzdolnienia organizacyjne, w szczególności dobra organizacja czasu pracy,
  • zdolność do współdziałania,
  • zdolność nawiązywania kontaktu z ludźmi;

w kategorii cech osobowościowych

  • gotowość do pracy w szybkim tempie,
  • gotowość do współdziałania,
  • komunikatywność,
  • asertywność,
  • dyskrecja,
  • lojalność,
  • odporność na stres,
  • kontrolowanie własnych emocji,
  • rzetelność,
  • dokładność,
  • samodzielność,
  • miła aparycja,
  • zamiłowanie do ładu i porządku,
  • wysoka kultura osobista,
  • zainteresowania urzędnicze.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.3. Kompetencje społeczne; 3.4. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

W pracy sekretarki w kancelarii prawnej ważna jest sprawność narządu wzroku i kończyn górnych, pozwalająca na wykonywanie prac biurowych, w szczególności pracę przy komputerze. Konieczna jest również sprawność narządów mowy i słuchu, z uwagi na konieczność prowadzenia licznych rozmów bezpośrednich i telefonicznych.

Pod względem wydatku energetycznego praca w tym zawodzie należy do prac lekkich.

Występujące w zawodzie obciążenia umysłowe związane są z intensywnymi kontaktami z ludźmi.

Przeciwwskazaniami do wykonywania zawodu są m.in.: wady wzroku i słuchu niepoddające się korekcji, wady wymowy utrudniające komunikację.

WAŻNE:

O stanie zdrowia i ewentualnych przeciwwskazaniach do wykonywania zawodu orzeka lekarz medycyny pracy.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Obecnie (2018 r.) do podjęcia pracy w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej preferowane jest co najmniej wykształcenie średnie, np. ogólne lub w zawodzie pokrewnym technik administracji.

Pracodawcy najchętniej zatrudniają jednak osoby z wykształceniem wyższym I lub II stopnia, np. na kierunkach: prawo, administracja, organizacja i zarządzanie.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Do podjęcia pracy w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej nie jest wymagane posiadanie tytułów zawodowych, kwalifikacji czy szczególnych uprawnień.

Podjęcie pracy w tym zawodzie ułatwia:

  • dyplom potwierdzający kwalifikacje zawodowe w pokrewnym zawodzie szkolnym technik administracji,
  • świadectwo potwierdzające kwalifikację AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji, w pokrewnym zawodzie szkolnym technik administracji lub
  • dyplom ukończenia studiów I lub II stopnia na kierunku prawo, prawo administracyjne i gospodarcze lub administracja.

Dodatkowymi atutami przy zatrudnieniu są m.in.:

  • suplement Europass (w języku polskim i angielskim), wydawany na prośbę zainteresowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
  • certyfikaty/ zaświadczenia potwierdzające kompetencje przydatne do pracy w kancelarii prawnej, m.in. obsługa komputera, programów biurowych, prowadzenia zaawansowanych kalendarzy,
  • certyfikat znajomości języka obcego na poziomie co najmniej B2,
  • prawo jazdy kat. B.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

W zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej możliwości rozwoju zawodowego i awansu są uzależnione od wielkości kancelarii. W dużych kancelariach, gdzie wyodrębnionych jest kilka działów specjalistycznych, sekretarka może awansować np. na stanowisko zastępcy kierownika sekretariatu, kierownika sekretariatu, a nawet dyrektora ds. administracyjnych.

Może rozpocząć studia na uczelni wyższej np. na kierunku prawo, prawo administracyjne i gospodarcze lub administracja i uzyskać tytuł zawodowy np. magistra prawa (pod warunkiem posiadania świadectwa maturalnego).

Sekretarka w kancelarii prawnej ma również możliwość rozszerzania swoich kompetencji zawodowych poprzez kształcenie/szkolenie w zawodach pokrewnych.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Obecnie (2018 r.) w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej nie ma możliwości potwierdzania kompetencji zawodowych w ramach edukacji formalnej i pozaformalnej.

Okręgowe Komisje Egzaminacyjne, wydając świadectwo dojrzałości, potwierdzają zdanie egzaminu maturalnego. Oferują także możliwość potwierdzenia przydatnej w pracy kwalifikacji AU.68 Obsługa klienta w jednostkach administracji, właściwej dla zawodu pokrewnego (technik administracji).

Popularną w branży formą potwierdzenia kompetencji w zawodzie są również referencje od pracodawców.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.ploraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie sekretarka w kancelarii prawnej może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:

Nazwa zawodu pokrewnego

zgodnie z Klasyfikacją zawodów i specjalności

Kod zawodu

Kierownik biura

334101

Technik administracjiS

334306

Sekretarka notarialna

341102

Pracownik kancelaryjny

411003

Sekretarka

412001

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę