INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Recepcjonista

Kod: 422602

3. Zadania zawodowe i wymagane kompetencje

Pracownik w zawodzie recepcjonista wykonuje różnorodne zadania, do których należą w szczególności:

  • Z1 Organizowanie i zapewnianie prawidłowej pracy recepcji.
  • Z2 Zapewnianie obsługi recepcyjnej klientów firmy lub instytucji w ramach pierwszego kontaktu.
  • Z3 Administrowanie korespondencją wewnętrzną i zewnętrzną, kontaktowanie się z kurierami oraz utrzymywanie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów.
  • Z4 Udzielanie klientom informacji na temat firmy lub instytucji.
  • Z5 Zapewnianie wsparcia administracyjnego dla pracowników firmy lub instytucji (między innymi obsługiwanie centrali telefonicznej, organizowanie spotkań i podróży służbowych itp.).

Kompetencja zawodowa Kz1: Zapewnianie obsługi recepcyjnej klientów/gości firmy lub instytucji obejmuje zestaw zadań zawodowych Z1, Z2, Z3, Z4, Z5, do realizacji których wymagane są odpowiednie zbiory wiedzy i umiejętności.

Z1

Organizowanie i zapewnianie prawidłowej pracy recepcji

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady i procedury pracy recepcji;
  • Standardy obsługi systemów komputerowych służących do zarządzania pracą recepcji/biura;
  • Zasady obsługi użytkowych programów komputerowych wykorzystywanych w recepcji;
  • Zasady zarządzania dokumentacją związaną z realizacją zadań recepcji;
  • Zasady wypełniania druków i formularzy;
  • Zasady przygotowywania i przedstawiania przełożonemu raportów z wykonanej pracy;
  • Wyposażenie recepcji w urządzenia i materiały biurowe;
  • Strukturę organizacyjną firmy/instytucji, w której pracuje;
  • Obieg dokumentów i zasady kontroli wewnętrznej w firmie lub instytucji;
  • Przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i zasady przechowywania danych osobowych;
  • Metody rozwiązywania problemów;
  • Przepisy wewnętrzne i procedury dotyczące prowadzenia dokumentacji;
  • Zasady i przepisy BHP, ergonomii, ochrony ppoż. i ochrony środowiska oraz instrukcje obsługi sprzętu ppoż. i systemów alarmowych.
  • Przygotowywać plan pracy recepcji;
  • Obsługiwać systemy komputerowe służące do zarządzania pracą recepcji/biura;
  • Korzystać z komputerowych programów użytkowych;
  • Zarządzać dokumentacją związaną z realizacją zadań recepcji, w tym prowadzić rejestr w komputerowej bazie danych;
  • Wypełniać dokumenty i druki obowiązujące w firmie lub instytucji;
  • Przygotowywać raporty dotyczące realizacji zadań recepcji;
  • Przygotowywać zapotrzebowanie na urządzenia i materiały biurowe;
  • Współpracować z innymi działami firmy lub organizacji w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania recepcji;
  • Stosować przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych;
  • Rozwiązywać problemy osób zgłaszających się do recepcji;
  • Prowadzić dokumentację związaną z prowadzeniem recepcji;
  • Stosować zasady i przepisy BHP, ergonomii, ochrony ppoż. i ochrony środowiska.

Z2

Zapewnianie obsługi recepcyjnej klientów firmy lub instytucji w ramach pierwszego kontaktu

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Zasady i procedury bieżącej obsługi recepcyjnej klientów;
  • Zasady savoir vivre'u;
  • Procedury obsługi gości/klientów firmy lub instytucji;
  • Zasady rejestrowania przybycia gości/klientów oraz celu ich wizyty w firmie lub instytucji;
  • Zasady i procedury wydawania gościom/klientom firmy lub instytucji identyfikatorów lub przepustek;
  • Język obcy (preferowany język angielski) w zakresie słownictwa zawodowego;
  • Zasady prowadzenia rozmowy bezpośredniej i telefonicznej;
  • Techniki komunikowania się;
  • Zasady ochrony danych osobowych klientów firmy lub instytucji;
  • Procedury bezpieczeństwa gości/klientów firmy lub instytucji w przypadku wystąpienia zagrożenia.
  • Zapewniać bieżącą obsługę recepcyjną klientów;
  • Reprezentować firmę lub organizację podczas pierwszego kontaktu z klientem lub gościem firmy lub instytucji;
  • Stosować zasady obsługi klientów zgodnie z obowiązującymi standardami i wymogami firmy lub instytucji;
  • Rejestrować przybycia gości/klientów oraz cel ich wizyty w firmie lub instytucji;
  • Wydawać gościom/klientom firmy lub instytucji identyfikatory lub przepustki;
  • Porozumiewać się w przynajmniej jednym języku obcym (preferowany język angielski) w zakresie słownictwa zawodowego;
  • Prowadzić rozmowy osobiste i telefoniczne z klientami/gośćmi firmy lub instytucji;
  • Przestrzegać zasad ochrony danych osobowych klientów firmy lub instytucji;
  • Stosować procedury bezpieczeństwa gości/klientów firmy lub instytucji w przypadku wystąpienia zagrożenia.

Z3

Administrowanie korespondencją wewnętrzną i zewnętrzną, kontaktowanie się z kurierami oraz utrzymywanie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Dokumenty i druki obowiązujące w firmie lub instytucji;
  • Zasady obiegu korespondencji wewnętrznej;
  • Obieg dokumentów i zasady kontroli wewnętrznej w firmie lub instytucji;
  • Sposoby formułowania pism oraz adresowania korespondencji;
  • Przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i zasady przechowywania danych osobowych.
  • Wypełniać dokumenty i druki obowiązujące w firmie lub instytucji;
  • Prowadzić korespondencję i korzystać z komputerowych programów użytkowych;
  • Stosować w praktyce procedury dotyczące obiegu informacji wewnętrznej;
  • Formułować pisma oraz adresować korespondencję;
  • Stosować przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych

Z4

Udzielanie klientom informacji na temat firmy lub instytucji

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Informacje na temat oferty firmy lub usług świadczonych przez firmę lub instytucję;
  • Procedury wewnętrzne obsługi gości/klientów firmy lub instytucji;
  • Podstawowe metody rozpoznawania potrzeb gości/klientów firmy lub instytucji;
  • Zasady prowadzenia rozmowy bezpośredniej i telefonicznej;
  • Zasady funkcjonowania firmy lub instytucji;
  • Podstawy psychologii i marketingu;
  • Przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i zasady przechowywania danych osobowych.
  • Udzielać klientom/gościom informacji na temat firmy lub instytucji;
  • Stosować procedury wewnętrzne obsługi gości/klientów firmy lub instytucji;
  • Rozpoznawać potrzeby gości/klientów firmy lub instytucji;
  • Stosować zasady rozmowy bezpośredniej i telefonicznej;
  • Udzielać klientom/gościom informacji na temat firmy lub instytucji, w której pracuje;
  • Podstawowe metody i instrumenty marketingu w kontaktach z klientami;
  • Przestrzegać zasad ochrony danych osobowych klientów firmy lub instytucji.

Z5

Zapewnianie wsparcia administracyjnego dla pracowników firmy lub instytucji (między innymi obsługiwanie centrali telefonicznej, organizowanie spotkań i podróży służbowych itp.)

WIEDZA – zna i rozumie:

UMIEJĘTNOŚCI – potrafi:

  • Standardy obsługi systemów komputerowych służących do zarządzania pracą recepcji/biura;
  • Zasady obsługi użytkowych programów komputerowych wykorzystywanych w recepcji;
  • Zasady wypełniania druków i formularzy;
  • Zasady funkcjonowania firmy lub instytucji;
  • Metody wyszukiwania informacji na temat połączeń lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz na temat dostępnej oferty noclegowej;
  • Zasady korzystania z portali rezerwacyjnych;
  • Zasady organizacji spotkań i wyjazdów służbowych;
  • Procedury rozliczania wyjazdów służbowych;
  • Zasady prowadzenia korespondencji biurowej;
  • Zasady obsługi centrali telefonicznej;
  • Przepisy wewnętrzne i procedury dotyczące prowadzenia dokumentacji;
  • Zasady przygotowywania zestawień i raportów;
  • Zasady współpracy z osobami odpowiedzialnymi za techniczne utrzymanie obiektu.
  • Obsługiwać systemy komputerowe służące do zarządzania pracą recepcji/biura;
  • Obsługiwać użytkowe programy komputerowe wykorzystywane w recepcji;
  • Wypełniać dokumenty i druki obowiązujące w firmie lub instytucji;
  • Wyszukiwać informację na temat połączeń lotniczych, kolejowych i autobusowych oraz na temat dostępnej oferty noclegowej;
  • Organizować spotkania i wyjazdy służbowe pracowników firmy lub instytucji;
  • Rozliczać wyjazdy służbowe zgodnie z wewnętrznymi procedurami;
  • Prowadzić korespondencję;
  • Obsługiwać centralę telefoniczną;
  • Oceniać prawidłowość wypełnienia dokumentów;
  • Przygotowywać zestawienia i raporty dla przełożonych oraz innych pracowników firmy lub instytucji;
  • Współpracować z osobami odpowiedzialnymi za techniczne utrzymanie obiektu w przypadku usterek, napraw i serwisów bieżących.

Pracownik w zawodzie recepcjonista powinien mieć kompetencje społeczne niezbędne do prawidłowego i skutecznego wykonywania zadań zawodowych.

W szczególności pracownik jest gotów do:

  • Ponoszenia odpowiedzialności za wykonywane zadania zawodowe w zakresie usług świadczonych w recepcji.
  • Budowania pozytywnego wizerunku firmy lub instytucji.
  • Motywowania siebie i innych pracowników recepcji do efektywnej i bezpiecznej pracy.
  • Nawiązywania bezpośrednich kontaktów z ludźmi.
  • Nawiązywania otwartych i pozytywnych relacji z klientami i gośćmi firmy lub instytucji.
  • Pozostawania w dyspozycyjności.
  • Okazywania szacunku innym ludziom.
  • Uzupełniania wiedzy i umiejętności w zakresie realizowanych zadań zawodowych.
  • Kierowania się zasadami zgodnymi z etyką zawodową i obowiązującymi przepisami.
  • Przestrzegania zasad i przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpożarowych, ergonomii i ochrony środowiska.

Pracownik powinien mieć zdolność właściwego wykonywania zadań zawodowych i predyspozycje do rozwoju zawodowego. Dlatego wymaga się od niego odpowiednich kompetencji kluczowych. Zostały one zilustrowane w formie profilu (rys. 1) ukazującego ważność kompetencji kluczowych dla zawodu recepcjonista.

5 4 3 2 1 0 Umiejętność obsługi komputera i wykorzystania internetu Umiejętności matematyczne Umiejętność czytania ze zrozumieniem i pisania Sprawność motoryczna Planowanie i organizowanie pracy Wywieranie wpływu/przywództwo Komunikacja ustna Współpraca w zespole Rozwiązywanie problemów

Rys. 1. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu recepcjonista

Uwaga:

Wykaz kompetencji kluczowych opracowano na podstawie wykazu stosowanego w Międzynarodowym Badaniu Kompetencji Osób Dorosłych − projekt PIAAC (OECD).

Kompetencje zawodowe pracownika w zawodzie recepcjonista nawiązują do opisów poziomów Polskiej Ramy Kwalifikacji.

Opis zawodu, zadań zawodowych i wymagań kompetencyjnych może stanowić materiał informacyjny dla przygotowania (lub aktualizacji) opisów kwalifikacji wprowadzanych do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK). Więcej informacji:

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę