INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej


INFOdoradca+ Informacje o zawodach

to materiały zawierające przede wszystkim: opis zawodu, opis kompetencji zawodowych, odniesienie do sytuacji zawodu na rynku pracy i możliwości doskonalenia zawodowego, a także możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Opisy zawodów powstają w ramach projektu „Rozwijanie, uzupełnienie i aktualizacja informacji o zawodach oraz jej upowszechnienie za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji – INFODORADCA+". Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, Oś priorytetowa II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działanie 2.4 Modernizacja publicznych i niepublicznych służb zatrudnienia oraz lepsze dostosowanie ich do potrzeb rynku pracy.

Więcej informacji o projekcie na stronie infodoradca.edu.pl
Lista 1000 zawodów opisywanych w projekcie INFODORADCA+

INFOdoradca+ Informacje o zawodach

Recepcjonista

Kod: 422602

2. Opis zawodu

Recepcjonista zajmuje się wstępną obsługą gości/klientów 1 firmy lub instytucji, w biurach i obiektach użyteczności publicznej oraz w firmach z branży usługowej, gdzie konieczna jest rejestracja lub wstępna obsługa klientów.

Opis pracy

Recepcjonista odpowiada za obsługę klientów firmy lub instytucji w ramach tzw. pierwszego kontaktu. Osoba pracująca w tym zawodzie dba o dobry wizerunek firmy lub instytucji, jest odpowiedzialna za pierwsze wrażenie, kontakt z gośćmi/klientami, udzielanie im informacji oraz umawianie spotkań.

Do obowiązków pracownika w tym zawodzie należy też należy organizacja i zapewnienie prawidłowej pracy recepcji 3, zarządzanie korespondencją, kontakt z kurierami czy utrzymanie sprawnego i prawidłowego obiegu dokumentów 2.

Ponadto recepcjonista współpracuje z wewnętrznymi działami organizacji i stanowi dla nich wsparcie, najczęściej w zakresie obiegu korespondencji, rezerwacji sal konferencyjnych, wyjazdów służbowych pracowników, kontaktów z klientami itp.

Recepcjonista w administracji biurowej najczęściej odpowiada także za obsługę centrali telefonicznej, łączy przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne.

Recepcjonista może dodatkowo opracowywać dokumenty i zestawienia na potrzeby bieżącej administracji firmy lub instytucji, zarządzać salami konferencyjnymi, organizować podróże służbowe czy zamawiać artykuły biurowe. Szczegółowy zakres zadań uzależniony jest od miejsca wykonywania pracy, niemniej jednak część realizowanych zadań związanych z administracyjną rolą zawodu i standardem obsługi bezpośredniej klienta będzie występować we wszystkich miejscach pracy.

W celu właściwej realizacji zadań zawodowych recepcjonista korzysta z dostępnych w danej firmie lub organizacji systemów informatycznych wspierających proces obsługi klientów. W hierarchii organizacyjnej osoba pracująca w tym zawodzie może pełnić funkcję pracownika lub kierownika recepcji.

Sposoby wykonywania pracy

Pracownik w zawodzie recepcjonista wykonuje pracę polegającą na:

  • bieżącym obsługiwaniu recepcyjnym klientów oraz spotkań służbowych pracowników firmy lub instytucji,
  • rejestrowaniu przybycia gości/klientów oraz celu ich wizyty w firmie lub instytucji,
  • wydawaniu gościom/klientom firmy lub instytucji identyfikatorów lub przepustek,
  • obsługiwaniu urządzeń telekomunikacyjnych zainstalowanych w recepcji: telefonów, faksów, poczty elektronicznej, komputera, drukarki itp.,
  • udostępnianiu klientom prospektów informacyjnych i reklamowych, jakimi dysponuje firma lub instytucja,
  • współpracowaniu z pocztą i formami kurierskimi, przyjmowaniu i wysyłaniu przesyłek pocztowych i kurierskich oraz dystrybucji korespondencji,
  • obsługiwaniu spotkań organizowanych w firmie lub instytucji,
  • koordynowaniu przepływu informacji oraz dokumentów służbowych,
  • współpracowaniu z innymi działami firmy lub organizacji w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania recepcji,
  • sporządzeniu raportów z działania recepcji,
  • współpracowaniu z osobami odpowiedzialnymi za techniczne utrzymanie obiektu w przypadku usterek, napraw i serwisów bieżących,
  • dbaniu o bezpieczeństwo gości lub klientów firmy lub instytucji, w przypadku zagrożenia (np. pożar, awaria instalacji, zagrożenie terrorystyczne itp.) informowaniu odpowiednich służb oraz koordynowaniu działań tych służb oraz pozostałych pracowników,
  • dbaniu o porządek w recepcji.

WAŻNE:

Zakres obowiązków recepcjonisty bywa często zbieżny z zawodem sekretarki lub portiera.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2. Kompetencja zawodowa.

Warunki pracy

Miejsce pracy recepcjonisty mieści się najczęściej w siedzibie danej firmy lub instytucji, w centralnym punkcie zlokalizowanym przy wejściu do obiektu. W dużych obiektach wiąże się to z pracą w ciągłym hałasie, jaki wywołują goście przechodzący przez hol.

Miejsce pracy wyposażone jest w typowy sprzęt biurowy – komputer, telefon, skaner, faks. Dodatkowo, w przypadku recepcji firm o profilu usługowym, w terminale płatności bezgotówkowej i kasy fiskalne.

Recepcjonista wykonuje swoją pracę najczęściej w godzinach pracy danej firmy lub instytucji, co często oznacza pracę w systemie zmianowym, również w godzinach nocnych oraz w dni świąteczne.

Recepcjonista wykonuje szereg typowych czynności biurowych, poza bezpośrednim kontaktem z gośćmi/klientami oraz pracownikami firmy lub instytucji komunikuje się także z nimi za pośrednictwem telefonu lub poczty e-mail.

Praca w zawodzie recepcjonisty ma charakter stacjonarny. Ze względu na wykonywane czynności, różnorodność kontaktów z gośćmi, klientami lub pracownikami firmy lub instytucji, pojawiającymi się wraz z tym nowymi sytuacjami i problemami do rozwiązania, praca ta nie jest monotonna.

WAŻNE:

Recepcjonista zatrudniony w hotelach, motelach, pensjonatach itp. wykonuje inny zawód: recepcjonista hotelowy. Z kolei recepcjonista pracujący w sektorze ochrony zdrowia wykonuje zawód rejestratorka medyczna.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Recepcjonista w procesie realizacji zadań zawodowych wykorzystuje następujące urządzenia i narzędzia pracy:

  • komputer z typowym oprogramowaniem biurowym lub dedykowanym oprogramowaniem recepcyjnym umożliwiającym gromadzenie danych o gościach/klientach firmy lub instytucji,
  • oprogramowanie do przeglądania zasobów internetu, wysyłania i odbierania poczty elektronicznej,
  • drukarki, skanery, kserokopiarki, telefony itp. typowe urządzenia biurowe,
  • piśmiennicze materiały biurowe, tj.: papier, długopisy, ołówki, zszywacze, dziurkacze, segregatory itp. typowe artykuły biurowe,
  • terminale do płatności bezgotówkowych, kasy fiskalne – w przypadku miejsca pracy recepcjonisty w branży usługowej,
  • centralę telefoniczną – głównie w dużych obiektach biurowych lub urzędach.

Organizacja pracy

Recepcjonista w zależności od miejsca pracy i potrzeb organizacyjnych może pracować w systemie jednozmianowym, w stałych godzinach pracy (dotyczy to zatrudnienia np. w biurze) oraz w systemie zmianowym, szczególnie w tych firmach lub instytucjach, gdzie konieczne jest ciągłe lub wydłużone działanie recepcji.

Godziny pracy są zgodne z ustalonym grafikiem obowiązującym w danym zakładzie. W zależności od miejsca pracy może być wymagana praca w niedziele, święta i dni wolne od pracy.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

Praca w zawodzie recepcjonista z reguły wykonywana jest w pozycji siedzącej (lub stojącej np. w przypadku witania gości czy odbierani i wydawania przepustek), z tego względu osoba wykonująca ten zawód jest narażona na schorzenia kręgosłupa.

Częsty bezpośredni kontakt z klientami lub gośćmi i związane z tym sytuacje konfliktowe mogą prowadzić do stresu i wypalenia zawodowego.

W przypadku niektórych obiektów użyteczności publicznej tworzone jest stanowisko recepcjonisty nocnego, który pracuje wyłącznie w godzinach nocnych, co może mieć negatywny wpływ na zdrowie w przypadku wieloletniej pracy w takim trybie.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód recepcjonista ważna są:

w kategorii wymagań fizycznych

  • sprawność układu kostno-stawowego,
  • sprawność narządu wzroku,
  • sprawność narządu słuchu;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

  • ostrość słuchu,
  • ostrość wzroku,
  • rozróżnianie baw,
  • zręczność palców,
  • spostrzegawczość;

w kategorii sprawności i zdolności

  • predyspozycje do kontaktu z ludźmi,
  • dobra pamięć,
  • łatwość wypowiadania się w mowie i piśmie,
  • podzielność uwagi,
  • rozumowanie logiczne,
  • zdolność podejmowania szybkich i trafnych decyzji,
  • zdolność nawiązywania kontaktu z ludźmi,
  • zdolność podporządkowania się,
  • zdolność koncentracji uwagi;

w kategorii cech osobowościowych

  • cierpliwość,
  • dokładność,
  • empatia,
  • komunikatywność,
  • łatwość przerzucania się z jednej czynności na drugą,
  • odporność emocjonalna,
  • samodzielność,
  • samokontrola,
  • gotowość do współdziałania.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.3. Kompetencje społeczne; 3.4. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Ważne jest, aby recepcjonista miał dobry słuch i mówił wyraźnie, a także miał dobrą prezencję i estetyczny wygląd.

W związku tym, że recepcjoniści mogą pracować również z godzinach nocnych, w przypadku recepcjonisty nocnego wskazana jest odporność na zmęczenie.

Przeciwwskazaniami do wykonywania zawodu mogą być zaburzenia w koordynacji wzrokowo-ruchowej dużego stopnia, wady postawy uniemożliwiające lub w znacznym stopniu utrudniające wykonywanie pracy w pozycji siedzącej i stojącej oraz wady wzroku i słuchu, których nie można skorygować szkłami optycznymi, soczewkami kontaktowymi lub aparatami słuchowymi oraz niepełnosprawność intelektualna, uniemożliwiające wykonywanie zadań zawodowych zgodnie z wymaganiami miejsca pracy.

WAŻNE:

O stanie zdrowia i ewentualnych przeciwwskazaniach do wykonywania zawodu orzeka lekarz medycyny pracy.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Obecnie (2018 r.) w Polsce nie prowadzi się formalnego kształcenia w zawodzie recepcjonista. Z reguły pracodawcy wymagają od kandydatów do pracy wykształcenia średniego. Osoby zainteresowane pracą w zawodzie recepcjonista mogą ukończyć kształcenie w szkole policealnej w zawodach pokrewnych:

  • technik prac biurowych (kwalifikacja AU.27 Wykonywanie prac biurowych),
  • technik hotelarstwa (kwalifikacje: TG.12 Planowanie i realizacja usług w recepcji, TG.13 Obsługa gości w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie).

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Do wykonywania zawodu recepcjonista nie są wymagane tytuły zawodowe, kwalifikacje czy uprawnienia zawodowe.

Jednak pracodawcy najchętniej zatrudniają osoby legitymujące się dyplomami potwierdzającym kwalifikacje wyodrębnione w zawodach pokrewnych: technik prac biurowych oraz technik hotelarstwa, uzyskanymi po spełnieniu wymagań formalnych i zdaniu egzaminu organizowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne.

Cenione jest również posiadanie:

  • suplementu Europass (w języku polskim i angielskim), wydawanego na prośbę zainteresowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
  • udokumentowanego doświadczenia zawodowego w prowadzeniu recepcji, potwierdzającego umiejętności praktyczne wymagane w tym zawodzie,
  • znajomość co najmniej jednego języka obcego w stopniu komunikatywnym (przeważnie angielskiego).

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

W zawodzie recepcjonista możliwość awansu i rozwoju kariery zawodowej uzależniona jest struktury organizacyjnej firmy lub instytucji, w której zatrudniony jest pracownik.

W dużych firmach lub instytucjach kolejne szczeble kariery to starszy recepcjonista, kierownik recepcji, kierownik administracyjny.

Recepcjonista może również rozszerzać swój kompetencje w ramach kształcenia/szkolenia w zawodach pokrewnych.

Recepcjonista po zdaniu egzaminu maturalnego może podjąć studia wyższe (I stopnia), a następnie studia podyplomowe, rozszerzające kompetencje zawodowe, np. na kierunku hotelarstwo.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Obecnie (2018 r.) nie ma możliwości potwierdzania kompetencji w zawodzie recepcjonista.

Możliwe jednak jest uzyskanie certyfikatów potwierdzających ukończenie szkoleń organizowanych w zakładzie pracy lub przez zewnętrzne firmy szkoleniowe.

Możliwe jest również potwierdzanie kompetencji przydatnych do wykonywania zawodu recepcjonista przystępując do egzaminu (przed Okręgową Komisja Egzaminacyjną), potwierdzającego kwalifikację AU.27 Wykonywanie prac biurowych, właściwą dla zawodu technik prac biurowych oraz kwalifikację TG.12 Planowanie i realizacja usług w recepcji, właściwą dla zawodu technik hotelarstwa, także w trybie eksternistycznym.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie recepcjonista może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych:

Nazwa zawodu pokrewnego

zgodnie z Klasyfikacją zawodów i specjalności

Kod zawodu

Technik prac biurowychS

411004

Sekretarka

412001

Recepcjonista hotelowy

422401

Technik hotelarstwaS

422402

Pracownik biura przepustek

422601

Rejestratorka medyczna

422603

Portier

541306

Partnerzy

Na skróty

 Przejdź na górę