INFOdoradca+ Informacje o zawodach - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Archiwista zakładowy zajmuje się prowadzeniem archiwum zakładowego ¹, tj. przejmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych, przechowywaniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, brakowaniem ² i udostępnianiem dokumentacji, jak również digitalizacją zbiorów ³.

Opis pracy

Archiwista zakładowy jest odpowiedzialny za całokształt pracy archiwum zakładowego. Zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, ewidencjonowaniem, brakowaniem i udostępnianiem dokumentacji.

Współpracuje z komórkami organizacyjnymi w zakresie odpowiedniego postępowania z dokumentacją, odpowiada za prowadzenie ewidencji oraz właściwe zabezpieczenie i warunki przechowywania akt. Udostępnia i wypożycza dokumentację osobom upoważnionym. Inicjuje i uczestniczy w procesie brakowania (wydzielania i likwidacji) dokumentacji niearchiwalnej ⁵, a także w przygotowaniu i przekazaniu materiałów archiwalnych ¹² do archiwum państwowego.

Czuwa nad poprawnością doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt ⁹ przez pracowników merytorycznych komórek organizacyjnych, właściwym rejestrowaniem i prowadzeniem spraw, koordynuje czynności kancelaryjne oraz przygotowanie dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego. Przyjmuje oraz weryfikuje dokumentację dostarczoną i usystematyzowaną przez komórki organizacyjne zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz prowadzi jej ewidencję. Dostarczone materiały rozmieszcza w pomieszczeniach magazynowych oraz monitoruje i zapewnia właściwe warunki przechowywania.

W zawodzie archiwista zakładowy przydatne są zainteresowania lingwistyczne, poczynając od języka polskiego, poprzez języki nowożytne i język łaciński, jak również zainteresowanie historią oraz prawem, ponieważ archiwa najczęściej dotyczą tych dziedzin nauki.

Sposoby wykonywania pracy

W toku swoich codziennych czynności archiwista zakładowy:

• przejmuje dokumentację spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych na podstawie poprawnie sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych ¹³,
• czuwa nad poprawnością doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt przez pracowników merytorycznych,
• prowadzi prawidłową ewidencję dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym,
• w sposób szczególny dba o dokumenty najstarsze i najcenniejsze,
• dba o właściwe zabezpieczenie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym przed uszkodzeniem, zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieupoważnionych,
• prowadzi kwerendy archiwalne na potrzeby jednostki organizacyjnej,
• porządkuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,
• udostępnia dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym oraz prowadzi ewidencję jej udostępniania,
• wycofuje dokumentację ze stanu archiwum w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
• inicjuje brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz uczestniczy w procesie brakowania,
• współpracuje z komórkami organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją oraz z koordynatorem czynności kancelaryjnych, w szczególności opiniuje przepisy kancelaryjne oraz dotyczące systemów zarządzania dokumentami tradycyjnymi i elektronicznymi w jednostce organizacyjnej,
• przygotowuje do przekazania i przekazuje dokumenty archiwalne do właściwego terenowo archiwum państwowego,
• dba o właściwe warunki przechowywania dokumentacji, w tym odpowiednią temperaturę i wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum, stosownie do poszczególnych rodzajów dokumentacji,
• prowadzi sprawozdawczość archiwum zakładowego,
• zajmuje się digitalizacją zbiorów.

Więcej szczegółowych informacji znajduje się w sekcjach: 3.1. Zadania zawodowe oraz 3.2 i 3.3. Kompetencje zawodowe.

Warunki pracy

Praca archiwisty zakładowego może być wykonywana w pomieszczeniach biurowych oraz magazynach, gdzie przechowywane są dokumenty.

Odbywa się najczęściej w pozycji siedzącej, przed ekranem komputera i ma zazwyczaj charakter rutynowy i monotonny, wymagający cierpliwości, skupienia i dokładności.

Pomieszczenia biurowe wyposażone są w niezbędny sprzęt komputerowy oraz biurowy i są zazwyczaj sztucznie oświetlone i klimatyzowane, natomiast w magazynach mogą panować mniej komfortowe warunki pracy.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.1. Możliwości podjęcia pracy w zawodzie.

Wykorzystywane maszyny i narzędzia pracy

Archiwista zakładowy w swojej działalności zawodowej wykorzystuje różnego rodzaju maszyny, urządzenia i narzędzia. Mogą to być m.in.:

• komputer,
• urządzenia peryferyjne (skaner, drukarka, kserokopiarka, czytnik),
• urządzenia biurowe,
• higrometr,
• termometr,
• drabiny i wózki do transportu dokumentacji.

Organizacja pracy

Archiwista zakładowy, w zależności od miejsca pracy i liczby osób zatrudnionych w archiwum, może pracować indywidualnie lub zespołowo.

Osoby w tym zawodzie zwykle pracują w stałych godzinach w systemie jednozmianowym, choć zdarzają się także przypadki pracy w systemie dwu- i trzyzmianowym. Uzależnione to jest od wielkości instytucji i jej archiwum, a także od okresowego wzrostu natężenia pracy uwarunkowanego liczbą spływających do archiwum dokumentów.

Zagrożenia mające wpływ na bezpieczeństwo pracy człowieka

W pomieszczeniach magazynowych mogą występować zagrożenia dla zdrowia, wynikające m.in. z:

• niekorzystnego mikroklimatu pomieszczeń (suche powietrze),
• przeciążeń układu kostno-stawowego i mięśniowego (długotrwała praca przy komputerze oraz obciążenia związane z przenoszeniem i układaniem akt na półkach),
• nadwyrężenia wzroku (niewłaściwe oświetlenie miejsca pracy, długotrwała praca przy komputerze),
• ryzyka alergii związanego z kontaktem z dokumentami drukowanymi na nośnikach papierowych, fotograficznych, kalkami technicznymi itp.,
• skażenia biologicznego (roztocza, grzyby, pleśń).

Kontakt z grzybami stwarza trzy podstawowe grupy zagrożeń:

• choroby infekcyjne, tzw. grzybice,
• alergie grzybowe,
• zatrucia toksynami.

W archiwach raczej rzadko dochodzi do zakażenia dokumentów o podłożu bakteryjnym. Niemniej w przypadku powodzi, gdy zbiory zostają zalane wodą pochodzenia ściekowego, może wystąpić zagrożenie epidemiologiczne.

Wymagania psychofizyczne

Dla pracownika wykonującego zawód archiwista zakładowy ważne są:

w kategorii wymagań fizycznych

• ogólna wydolność fizyczna,
• sprawność układu kostno-stawowego,
• sprawność układu mięśniowego,
• sprawność narządu wzroku,
• sprawność narządów równowagi;

w kategorii sprawności sensomotorycznych

• koordynacja wzrokowo-ruchowa,
• ostrość słuchu,
• ostrość wzroku,
• rozróżnianie barw,
• widzenie o zmroku,
• zmysł równowagi,
• czucie dotykowe,
• zręczność rąk,
• zręczność palców;

w kategorii sprawności i zdolności

• zdolność koncentracji uwagi,
• podzielność uwagi,
• dobra pamięć,
• odporność na monotonne warunki pracy;

w kategorii cech osobowościowych

• gotowość do pracy indywidualnej,
• gotowość podporządkowania się,
• samodzielność,
• samokontrola,
• systematyczność,
• dyspozycyjność,
• odporność na działanie pod presją czasu,
• rzetelność,
• dokładność,
• dbałość o jakość pracy,
• dbałość o czystość i porządek,
• wytrwałość i cierpliwość,
• zainteresowania urzędnicze.

Więcej informacji znajduje się w sekcjach: 3.4. Kompetencje społeczne; 3.5. Profil kompetencji kluczowych dla zawodu.

Wymagania zdrowotne

Praca w zawodzie archiwista zakładowy pod względem wydatku energetycznego należy do lekkich.

Wymagany jest ogólny dobry stan zdrowia, sprawność nóg, rąk i palców, dobry wzrok, sprawność układu kostno-stawowego.

Przeciwwskazaniami do wykonywania tego zawodu mogą być, z uwagi na wielogodzinną pracę w pozycji siedzącej przy monitorze komputerowym, poważne wady wzroku, niektóre schorzenia układu ruchu, a ze względu na środowisko pracy panujące w magazynach z dokumentami – skłonność do alergii na grzyby i roztocza, zaburzenia równowagi i świadomości oraz padaczka.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.4. Możliwości zatrudnienia osób niepełnosprawnych w zawodzie.

Wykształcenie niezbędne do podjęcia pracy w zawodzie

Archiwista zakładowy powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie. Preferowane jest wykształcenie w zawodzie pokrewnym (szkolnym) technik archiwista, które można uzyskać po ukończeniu szkoły policealnej.

Tytuły zawodowe, kwalifikacje i uprawnienia niezbędne/preferowane do podjęcia pracy w zawodzie

Podjęcie pracy w zawodzie archiwista zakładowy ułatwiają m.in.:

• dyplom potwierdzający pełne kwalifikacje zawodowe w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista,
• świadectwa potwierdzające kwalifikacje cząstkowe: AU.63 Organizacja i prowadzenie archiwum oraz AU.64 Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnione w pokrewnym zawodzie szkolnym technik archiwista, uzyskane po odbyciu kwalifikacyjnych kursów zawodowych zakończonych egzaminami, organizowanymi przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne,
• ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe, a także centra kształcenia kadr, fundacje i inne podmioty wyspecjalizowane w działalności szkoleniowej na rzecz archiwów,
• potwierdzone certyfikatami umiejętności obsługi sprzętu do digitalizacji materiałów archiwalnych.

Przydatne do pracy w archiwach zakładowych jest posiadanie:

• odpowiedniego doświadczenia zawodowego, np. kilkuletniego stażu w administracji publicznej,
• znajomości przynajmniej jednego języka obcego,
• znajomości obowiązujących przepisów prawa archiwalnego.

W przypadku pracy w archiwach państwowych ważne jest również korzystanie z pełni praw publicznych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

W przypadku zabezpieczania dokumentacji zawierającej informacje niejawne pracownik musi posiadać odpowiednie upoważnienia oraz certyfikaty dostępu.

Więcej informacji znajduje się w sekcji: 4.2. Instytucje oferujące kształcenie, szkolenie i/lub potwierdzanie kompetencji w ramach zawodu.

Możliwości rozwoju zawodowego i awansu

Możliwości awansu w zawodzie archiwista zakładowy wynikają bezpośrednio z posiadanego wykształcenia, doświadczenia zawodowego, a także potrzeb pracodawcy. Możliwy jest w tym przypadku awans na stanowisko koordynatora czynności kancelaryjnych lub kierownika archiwum zakładowego.

Pracując w archiwach zajmujących się dokumentacją papierową, można ukończyć kursy i szkolenia celem uzyskania kwalifikacji do pracy z dokumentami elektronicznymi i podjęcia zatrudnienia na stanowiskach specjalista ds. archiwizacji elektronicznej oraz archiwista dokumentów elektronicznych.

Po ukończeniu szkoły wyższej można zostać zatrudnionym z perspektywą awansu zawodowego do stanowiska kustosza, a następnie starszego kustosza (jeśli w archiwum przewidziano takie stanowisko), łączonego z funkcją kierowniczą.

Dla osób myślących o zdobyciu pogłębionej wiedzy archiwistycznej i/lub dalszym rozwoju zawodowym w tym zawodzie, istnieje co najmniej kilka uczelni, które na wydziałach nauk humanistycznych oferują zdobycie tytułu magistra na kierunkach:

• historia ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną,
• archiwistyka, zarządzanie dokumentacją i infobrokerstwo,
• archiwistyka i nowoczesne zarządzanie zapisami informacyjnymi.

Większość szkół wyższych posiada także w swojej ofercie edukacyjnej studia podyplomowe z zakresu archiwistyki, z których mogą skorzystać przede wszystkim absolwenci innych kierunków studiów, szczególnie humanistycznych.

Ponadto organizacje branżowe organizują specjalistyczne kursy często w formie szkoleń kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia.

Możliwości potwierdzania kompetencji

Potwierdzenie przydatnych kompetencji w zawodzie archiwista zakładowy możliwe jest przez:

• przystąpienie do egzaminu zewnętrznego organizowanego przez Okręgowe Komisje Egzaminacyjne po ukończeniu kwalifikacyjnego kursu zawodowego (dla dorosłych) w zakresie kwalifikacji A.63 Organizacja i prowadzenie archiwum oraz kwalifikacji A.64 Opracowywanie materiałów archiwalnych, wyodrębnionych w zawodzie pokrewnym technik archiwista – potwierdzenie ww. kwalifikacji możliwe jest także w formie eksternistycznej,
• ukończenie specjalistycznych kursów kancelaryjno-archiwalnych I i II stopnia organizowanych przez stowarzyszenia i organizacje branżowe.

Więcej informacji można uzyskać w Bazie Usług Rozwojowych https://uslugirozwojowe.parp.gov.pl oraz Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji https://rejestr.kwalifikacje.gov.pl

Osoba zatrudniona w zawodzie archiwista zakładowy może rozszerzać swoje kompetencje zawodowe w zawodach pokrewnych: