Halina Olszowska - Konsultant zamówień publicznych

Wartość zamówienia, ogłoszenia o zamówieniach publicznych po nowelizacji

Wartość zamówienia
Ustawa określa sposób postępowania zależny przede wszystkim od wartości zamówienia a w dalszym ciągu także od przedmiotu zamówienia oraz okoliczności, w jakich zamówienie jest udzielane. W zależności od wartości i przedmiotu zamówienia, niektóre przepisy ustawy muszą być stosowane a innych się nie stosuje. Określenie wartości i przedmiotu zamówienia jest podstawową czynnością, od której zamawiający winien rozpocząć postępowanie. Ponadto przed rozpoczęciem postępowania zamawiający winien zabezpieczyć w budżecie (planie finansowym) środki finansowe na realizację zamówienia. Zaciąganie zobowiązań ponad wysokość środków zabezpieczonych w budżecie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych przez zamawiającego.
Wartość zamówienia1 określa zamawiający z należytą starannością, jako wartość netto - bez podatku od towarów i usług (VAT) (art.2 ust.1. pkt.9 ustawy). Pod pojęciem wartość zamówienia rozumiemy szacunkową wielkość środków publicznych lub udział tych środków w finansowaniu zamówienia, określoną w PLN w przeliczeniu na EURO po kursie z dnia określenia tej wartości. 
Zgodnie z art.2 ust.2. ustawy stosuje się średni kurs EURO podany w tabeli kursów walut Narodowego Banku Polskiego (np. drukowanej na zielonych stronach "Rzeczpospolitej").
Nowelizacja ustawy z dniem 1.I.2002 r. wprowadza obowiązek ustalania wartości zamówień na dostawy i usługi, w ramach kategorii. Zgodnie z art.2 ust.1 pkt.12 ustawy przez kategorię usług i dostaw należy rozumieć piąty poziom grupowania dostaw lub usług, stosowany w klasyfikacjach statystycznych, wydawanych na podstawie ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej. Zgodnie z definicją podaną w Informatorze Urzędu Zamówień Publicznych z lipca 2001 r., wydana na podstawie art.40 ust.2 ww. ustawy Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług2 jest klasyfikacją obejmującą grupowania produktów w podziale dziewięciopoziomowym, w powiązaniu z innymi polskimi i krajowymi klasyfikacjami (m. in. PKD i PROCOM). Piąty poziom grupowania oznaczony jest w tabelach PKWiU pięciocyfrowymi symbolami.
Oznacza to, że kategorię w rozumieniu PKWiU stanowi zbiór produktów (wyrobów lub usług) oznaczonych tym samym kodem, składającym się z pięciu, podzielonych znakami przestankowymi cyfr.
Właściwe określenie kategorii dostaw lub usług ma szczególne znaczenie przy ustalaniu wartości zamówienia w danej kategorii usług lub dostaw oraz przy ogłaszaniu planowanych zamówień w danym roku budżetowym.
Wartość zamówienia należy ustalić nie później, niż w dniu skierowania ogłoszenia do publikacji (lub zaproszenia do składania ofert) i nie wcześniej, niż 1 miesiąc przed tym dniem, a dla robót budowlanych nie wcześniej, niż trzy miesiące przed tym dniem. 
Jeżeli ustalenie wartości miało miejsce wcześniej, niż w ww. terminach wartość należy zweryfikować przed wszczęciem postępowania. Wynika to m.in. z art.2 ust. 2 ustawy:
"Ilekroć ustawa odnosi się do wyrażonej w złotych równowartości EURO, przeliczenia tej wartości na złote dokonuje się według średniego kursu ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski dla tej waluty w dniu określenia wartości szacunkowej"
Wartość zamówienia na roboty budowlane określa się za pomocą kosztorysu inwestorskiego sporządzonego zgodnie z rozporządzeniem (poz.7 w załączniku nr 1). Kosztorys powinien być sporządzony nie wcześniej, niż trzy miesiące przed dniem skierowania ogłoszenia do publikacji lub zaproszenia do składania ofert.
W przypadku dostaw lub usług podstawą obliczenia wartości zamówienia jest:
- łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w danym roku, gdy przedmiotem zamówienia są usługi lub dostawy tej samej kategorii albo suma wartości zamówień tej samej kategorii udzielonych w poprzednim roku kalendarzowym lub w ciągu ostatnich 12 miesięcy, z uwzględnieniem zmian ilościowych, zamawianych dostaw lub usług oraz prognozowanego na dany rok, średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, ustalonego w ustawie budżetowej, albo 
- kwota zaplanowana na konkretne zamówienie w budżecie, harmonogramie realizacji dochodów i wydatków budżetu lub planie finansowym jednostki, jeżeli zamawiający nie udzielał takiego zamówienia
Gdy nie jest możliwe, ustalenie wartości zamówienia w powyższy sposób, wartość usług lub dostaw należy ustalić w oparciu o analizę cen rynkowych.
Jeżeli w chwili wszczęcia postępowania, nie jest możliwe jednoznaczne określenie przedmiotu zamówienia albo zakres zamówienia nie jest znany (np. awaria) za podstawę ustalenia wartości zamówienia, należy przyjąć najszersze możliwe, określenia przedmiotu zamówienia lub najwyższy, możliwy całkowity zakres.
W przypadku, gdy zamawiający zamierza udzielić zamówienia (zawrzeć umowę) na okres dłuższy, niż 1 rok - wartością zamówienia będzie wartość całego okresu umowy (roczna, pomnożona przez liczbę lat).
W wartości zamówienia na usługi należy uwzględnić wszelkie przewidywane opłaty, prowizje, premie itp.
Sposób obliczenia wartości zamówienia, winien być odnotowany w protokóle postępowania lub dokumentacji podstawowych czynności. Informacja ta powinna obejmować: określenie przedmiotu zamówienia, datę ustalenia wartości zamówienia, imię i nazwisko osoby, która tę wartość ustaliła, kurs PLN do EURO z dnia ustalenia, a także (jeżeli wartość ustalono w oparciu o analizę cenrynkowych) katalogi, cenniki, foldery. Informacja o kwocie stanowiącej wartość zamówienia jest jawna dla oferentów po terminie składania ofert.
Na podstawie art.3b znowelizowanej ustawy - gdy zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy lub usługi, do udzielenia tego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy.
Zgodnie z art. 3 ust.2. ustawy zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania procedur ustawowych, dzielić zamówienia na części ani zaniżać wartości zamówienia.
Podział zamówienia z powodów innych, niż chęć obejścia przepisów ustawy dozwolony jest tylko w uzasadnionych przypadkach:
n gdy ze względów technicznych istnieje konieczność wykonania dostawy i związanych z nią robót budowlanych lub usług przez odrębne wyspecjalizowane podmioty
n gdy ze względów ekonomicznych (brak środków na realizację całości zamówienia, niestabilność cen, niemożność określenia wielkości zamówienia) zamawiający może zrealizować zamówienie tylko w określonej części.
n gdy ze względów organizacyjnych (np. brak składowiska, powierzchni magazynowej, kolejności wykonania poszczególnych operacji itp.) nie jest możliwa realizacji całego zadania w obrębie 1 umowy.
Decyzję o podziale podejmuje i za nią odpowiada sam zamawiający. Może to zrobić jedynie na początku postępowania. Nie jest dzieleniem zamówienia, dopuszczenie do składania ofert na poszczególne części w ramach jednego zamówienia. Musi to być jednak wyraźnie zaznaczone w specyfikacji jako warunek.
Należy pamiętać, że w wyniku nowelizacji ustawy, zgodnie z art.3a ustawy, jeżeli zamówienie ma być wykonywane w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością takiego zamówienia jest suma wartości poszczególnych jego części.

OGŁOSZENIA O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

W wyniku nowelizacji zamawiający ma obowiązek zamieszczać w Biuletynie Zamówień Publicznych aż 4 rodzajów ogłoszeń:
1. Ogłoszenie o planowanych zamówieniach - zgodnie z art.14 c ustawy
Z dniem 1 stycznia 2002 roku zamawiający będzie miał obowiązek niezwłocznie po sporządzeniu planu finansowego, jeżeli jest jednostką sektora finansów publicznych albo do 31 marca roku kalendarzowego, jeżeli jest inną jednostką, obowiązaną do stosowania przepisów ustawy, przekazać do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o planowanych w danym roku kalendarzowym zamówieniach, których wartość w przypadku zamówienia na roboty budowlane przekracza równowartość kwoty 500.000 EURO oraz łączna wartość w każdej kategorii dostaw lub usług przekracza równowartość kwoty 500.000 EURO. Dla jednostek, które w bieżącym roku sporządzają projekt budżetu, czy planu finansowego, oznacza to konieczność zaplanowania wydatków, w zakresie dostaw i usług w ramach danej kategorii aby mieć pewność, czy obowiązek ogłaszania planowanych zamówień ich dotyczy ze względu na wartość zamówienia.
2. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania przetargowego - zgodnie z art.30; art.52c i art.56 
W Biuletynie Zamówień Publicznych ogłasza się przetarg nieograniczony, ograniczony oraz dwustopniowy, gdy wartość zamówienia przekracza 30.000 EURO. W wyniku nowelizacji ustawy, na podstawie art.14a ust.5a Prezes Urzędu Zamówień Publicznych może, w uzasadnionych przypadkach, wyrazić zgodę na publikacje ogłoszeń o zamówieniach publicznych, nawet jeżeli ich publikacja ze względu na wartość zamówienia, nie jest obowiązkowa(poniżej kwoty 30.000 EURO). Ma to szczególne znaczenie w przypadku gdy zamówienie udzielane jest w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego przetargu. Wówczas wartością zamówienia jest suma wartości tych części (art.3a ust.1.) a zamawiający ma obowiązek każdą z części ogłosić w taki sposób, jaki nakazuje ta zsumowana wartość (art.3a ust.2.) To samo dotyczy usług i dostaw w danej kategorii jakich zamawiający zamierza udzielić w danym roku (patrz art. 3a ust.3 i ust.4.)
Zgodnie z art.14a ust.2. ustawy, ogłoszenia te są drukowane w biuletynie nie później, niż w 10 dni od daty doręczenia ich do Urzędu Zamówień Publicznych. Adresy i telefony Urzędu Zamówień Publicznych można znaleźć na stronach internetowych urzędu: www.uzp.gov.pl Tu też można znaleźć informacje na temat przekazywania treści ogłoszeń za telefaxu oraz pośrednictwem poczty elektronicznej co znacznie skraca termin druku ogłoszenia.
Z uwagi na wymagany ustawą (art.38 ust.2 ; art.52c ust.3. ; art.52f ust.1;art. 57 ust.1.) termin składania ofert, liczony od następnego dnia po ukazaniu się ogłoszenia w biuletynie, wysyłając ogłoszenie należy wyliczyć termin składania ofert z uwzględnieniem 10 dniowego okresu oczekiwania na druk.
Należy pamiętać, że pierwszym miejscem, gdzie publikuje się ogłoszenie/ informację o przetargu jest Biuletyn Zamówień Publicznych. W innych miejscach (np. w prasie) ogłoszenie może ukazać się dopiero po publikacji w biuletynie. Jeżeli ogłoszenie nie spełnia wymogów określonych w ustawie, nie będzie w biuletynie opublikowane. Publikacja w biuletynie jest bezpłatna. Ogłoszenia o przetargach, po publikacji w biuletynie, winny być zawsze zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego.
Obowiązek ogłoszenia w siedzibie zamawiającego zachodzi także w przypadku negocjacji z zachowaniem konkurencji (art.66 ust.4)
Z kolejnej, drugiej nowelizacji ustawy uchwalonej 26 lipca 2001 r (nowy art.29), wynika, iż ogłoszenie o przetargu nieograniczonym dotyczące zamówień o wartości mniejszej, niż 30.000 EURO będzie musiało być wywieszone w siedzibie zamawiającego, w miejscu ogólnie dostępnym i na jego stronie internetowej, co najmniej na 7 dni przed terminem składania ofert. Jeżeli wartość zamówienia przekroczy kwotę 30.000 EURO ogłoszenia trzeba będzie zamieścić j.w. ale już od dnia ogłoszenia przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych.
3. Ogłoszenie o wyniku postępowania - zgodnie z art.14d ust.1 i art.14d ust.2.
Niezwłocznie po zawarciu umowy (bez względu na to w jakim trybie przeprowadził postępowanie zamawiający ma obowiązek przesłać do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które winno obejmować składniki wymienione w art.14d ust.1. ustawy:
1) nazwę (firmę) i adres (siedzibę) zamawiającego,
2) określenie wartości szacunkowej zamówienia publicznego,
3) określenie przedmiotu zamówienia publicznego,
4) określenie liczby złożonych ofert, w tym liczby ofert odrzuconych,
5) informacje o opublikowaniu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych,
6) określenie najniższej i najwyższej ceny przedstawionej w złożonych ofertach,
7) imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, którego ofertę wybrano, oraz cenę.
W przypadku udzielenia zamówienia z wolnej ręki (bez względu na wartość) zamawiający, na podstawie art.14 d ust.2 ustawy ma obowiązek przesłania do Biuletynu Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania, zawierające informację o zawarciu umowy. Przepis art.14d ust.1. stosuje się odpowiednio. 
4. Ogłoszenie o unieważnieniu postępowania - zgodnie z art.14d ust.3 
Jeżeli postępowanie, które ogłoszono w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało unieważnione, ogłoszenie o unieważnieniu postępowania zawierające informacje o liczbie złożonych ofert, cenie oferty najtańszej i najdroższej oraz podstawie unieważnienia zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych.
Projekt rozporządzenia3 zawiera załączniki określające wzory wszystkich powyższych ogłoszeń. Zgodnie z ich treścią, zamawiający będzie musiał w nich podać następujące, nowe informacje dotyczące:
1) regonu zamawiającego, powiatu w jakim ma on siedzibę,
2) publikacji ogłoszenia o planowanych zamówieniach,
3) czy postępowanie jest częścią kategorii,
4) dopuszczenia przez zamawiającego składania ofert częściowych, wariantowych, równoważnych,
5) środków finansowych na realizację zamówienia, czy zostały przyznane na podstawie umowy międzynarodowej lub zostały przyznane ze środków Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego,
6) pozycji jaką zajmuje przedmiot zamówienia w PKWiU
7) terminu (okresu) realizacji zamówienia z podziałem na pożądany i wymagany, tak jak wymaga tego art.35 ust.1. pkt.5 ustawy, 
8) obniżenia udziału wartości surowców lub produktów krajowych w dostawach,
9) dopuszczenia przez zamawiającego do składania ofert częściowych z dokładnym wskazaniem zadań oraz ich liczby,
10) planowanego przez zamawiającego ograniczenia liczby dostawców lub wykonawców zaproszonych do składania ofert w przetargu ograniczonym,
11) wskazania w ogłoszeniu o wyniku postępowania, że cena najtańszej oraz najdroższej oferty zawiera podatek (VAT)
Poza tym zamawiający sam zadecyduje czy podać informacje zawierające:
1) adres strony internetowej zamawiającego (po drugiej nowelizacji będzie to chyba obowiązkowe zważywszy na konieczność zamieszczania tam ogłoszeń o przetargu nieograniczonym) oraz dostawcy/wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą,
2) adres poczty elektronicznej, godziny, w których zamawiający będzie udzielał informacji dotyczących przetargu,
3) Polskie Normy,
4) REGON dostawcy/wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.
Zgodnie z przepisami końcowymi i przejściowymi zawartymi w obu "nowelizacjach" ustawy, zapisano, iż dotychczasowe akty wykonawcze do ustawy zachowują moc do czasu wydania nowych, o ile nie są sprzeczne z ustawą, nie dłużej jednak, niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów upoważniających do wydania aktu wykonawczego. Jak widać z powyższego, dotychczasowe rozporządzenie w sprawie ogłoszeń jest niemal w całości sprzeczne z ustawą, należy więc mieć nadzieję, że na nowe nie trzeba będzie czekać, aż 12 miesięcy.